Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Nachtploeg is de handelsnaam van Timmy D'Hooghe, met zetel te Bosduifstraat 2, 2280 Grobbendonk, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0841.488.460 (BTW BE 0841.488.460). Vragen over dit beleid of over je gegevens stel je via het contactformulier.

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Nachtploeg verwerkt, waarom, hoe lang ze bewaard worden en welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Twee rollen: onze website en de mailboxen van klanten

Nachtploeg treedt in twee hoedanigheden op:

• Als verwerkingsverantwoordelijke voor deze website, het aanvraagformulier, de accounts van dashboardgebruikers en de facturatie. Daarvoor geldt dit beleid rechtstreeks.
• Als verwerker voor de mailboxen die klantorganisaties aan Nachtploeg koppelen. Stuur je een e-mail naar zo'n organisatie, dan is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens en verwerkt Nachtploeg ze uitsluitend in haar opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst. Vragen of verzoeken over die verwerking richt je in de eerste plaats aan de organisatie zelf; Nachtploeg helpt haar daarbij.

3. Welke gegevens verwerken we, en waarom?

Aanvraagformulier en e-mailcontact

Vraag je via de website een automatisatie aan, dan verwerken we je naam, je e-mailadres en je vraag om je aanvraag te beantwoorden en op te volgen (rechtsgrond: maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst, op jouw verzoek). Die berichten bewaren we tot twee jaar na het laatste contact. Om misbruik van het formulier tegen te gaan houden we je IP-adres kortstondig (één uur) bij.

Dashboardaccounts

Van gebruikers van het dashboard verwerken we naam, e-mailadres, een gehasht wachtwoord, gegevens voor tweestapsverificatie en passkeys, en sessiegegevens (rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst met de klantorganisatie). Accounts verwijderen we uiterlijk twaalf maanden na het einde van die overeenkomst.

Facturatie

Van klanten verwerken we de identificatie- en facturatiegegevens die de wet vereist (rechtsgrond: wettelijke verplichting). Boekhoudkundige stukken bewaren we tien jaar.

Technische logs en foutopvolging

Om de dienst veilig en werkend te houden verwerken we technische loggegevens en foutmeldingen, die een IP-adres of gebruikers-ID kunnen bevatten (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, namelijk beveiliging en continuïteit). Foutmeldingen worden maximaal 90 dagen bewaard.

4. Wat gebeurt er met een gekoppelde mailbox?

Voor klantorganisaties leest Nachtploeg nieuwe e-mails in de gekoppelde mailbox, herkent categorie, urgentie en taal, zet labels en maakt samenvattingen en conceptantwoorden klaar. Daarbij geldt:

• Mailinhoud wordt nooit in onze databank opgeslagen. Voor de beoordeling wordt de tekst van een mail hoogstens 24 uur in een tijdelijk werkgeheugen bewaard en daarna automatisch gewist.
• Het logboek (metagegevens per behandelde mail: de beoordeling, de uitgevoerde acties en de gemaakte concepten) wordt twaalf maanden bewaard en daarna automatisch verwijderd.
• Bijlagen worden alleen inhoudelijk gelezen als de organisatie dat toestaat. Staat die instelling uit, dan herkent Nachtploeg bijlagen enkel op naam en type en wordt hun inhoud nooit gelezen.
• Toegang tot de mailbox verloopt via tokens die versleuteld bewaard worden. Een conceptantwoord wordt nooit automatisch verzonden: een medewerker van de organisatie kijkt na en verstuurt.

Google en Limited Use

De koppeling met Gmail verloopt via de officiële Google-API's, met toestemming van de organisatie (OAuth). Het gebruik en de doorgifte van informatie die Nachtploeg via Google-API's ontvangt, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de Limited Use-vereisten: die gegevens worden uitsluitend gebruikt om de mailtriage te leveren, nooit voor advertenties, nooit verkocht en nooit door mensen bij Nachtploeg gelezen, behalve met toestemming van de organisatie, wanneer dat nodig is voor de beveiliging of het oplossen van een probleem, of wanneer de wet dat vereist.

AI-verwerking

Voor classificatie, samenvattingen en conceptantwoorden gebruikt Nachtploeg taalmodellen van Mistral AI (Frankrijk, EU). Mistral verwerkt die tekst als verwerker en gebruikt ze niet om haar modellen te trainen. Ook Nachtploeg traint geen algemene AI-modellen op mailinhoud.

5. Met wie delen we gegevens?

We verkopen nooit persoonsgegevens. We delen ze enkel met leveranciers die nodig zijn om de dienst te leveren, telkens onder een verwerkersovereenkomst:

• DigitalOcean: hosting van het platform, in een datacenter in de EU.
• Google: de Gmail-koppeling en de meldingen over nieuwe mail.
• Mistral AI (Frankrijk): classificatie, conceptantwoorden en tekstherkenning van bijlagen.
• Sentry: registratie van technische fouten.
• Onze boekhouder: de wettelijke boekhouding.

Daarnaast delen we gegevens wanneer een wet of een bevoegde overheid ons daartoe verplicht.

6. Doorgifte buiten de EER

We kiezen waar mogelijk voor Europese verwerking: de hosting en de AI-verwerking gebeuren in de EU. Enkele leveranciers (Google, Sentry en het moederbedrijf van DigitalOcean) zijn Amerikaans; doorgiften aan hen steunen op het EU-VS Data Privacy Framework of op de Europese modelcontractbepalingen.

7. Hoe beveiligen we je gegevens?

• Versleutelde verbindingen (TLS) voor al het verkeer.
• Versleutelde opslag van mailboxtokens; wachtwoorden worden enkel gehasht bewaard.
• Tweestapsverificatie en passkeys voor dashboardaccounts.
• Toegang beperkt tot wie ze nodig heeft, met logging en snelheidsbegrenzing op de publieke toegangspunten.

8. Geautomatiseerde verwerking

De classificatie van mails gebeurt automatisch, maar Nachtploeg neemt geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor jou: labels en concepten zijn hulpmiddelen, en een conceptantwoord wordt altijd door een mens nagekeken vóór het wordt verstuurd.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerkingen die op gerechtvaardigd belang steunen. Mail daarvoor naar [email protected]; we kunnen een bewijs van je identiteit vragen en antwoorden binnen een maand. Gaat je verzoek over e-mails aan een organisatie die Nachtploeg gebruikt, dan bezorgen we het aan die organisatie, want zij is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke.

Ben je niet tevreden met hoe we met je gegevens of je verzoek omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Cookies

nachtploeg.be gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de site en het dashboard te laten werken: een sessiecookie, een beveiligingscookie tegen formulier-misbruik en, als je dat aanvinkt bij het aanmelden, een cookie om je aangemeld te houden. We gebruiken vandaag geen analytische of marketingcookies. Voegen we die later toe, dan passen we dit beleid aan en vragen we eerst je toestemming waar dat wettelijk vereist is.

11. Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de dienst of de wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan. Wezenlijke wijzigingen melden we vooraf aan onze klanten.